Компании все чаще задумываются об эффективной организации перевозок персонала. Служебные поездки, доставка сотрудников к месту работы и домой, перемещения между производственными участками — все это составляет значительную статью расходов предприятий. Кроме того, это трудоемкий с точки зрения управления процесс — нужно вести учет поездок, контролировать целевое использование транспорта, расходы топлива.
В этом кейсе вы узнаете, как цифровизация помогла «ИНК» повысить эффективность управления корпоративными перевозками персонала и оптимизировать ресурсы.
Видео: презентация проекта на форуме SMART OIL & GAS
Предпосылки и цели проекта
Ежедневно сотрудники «ИНК» совершают множество поездок. Это перемещения по городу, месторождениям, поездки в аэропорт, доставка рабочих к месту выполнения работ. Для перевозок персонала используется собственный и наемный автопарк. Это разный по типу транспорт — от седанов для перемещений по Иркутску до внедорожников повышенной проходимости и вахтовых автобусов для поездок по месторождениям.
В 2020 «ИНК» запустила процесс цифровизации управления пассажирскими перевозками. Задачи, которые требовалось решить:
- Повысить доступность транспорта для выполнения поездок
На старте проекта большая часть легкового транспорта была закреплена за отдельными подразделениями или сотрудниками. Незакрепленного транспорта зачастую не хватало, поэтому многие заявки на поездки отклонялись.
- Повысить коэффициент использования транспорта
Закрепление транспорта за подразделениями приводило к тому, что автомобиль мог простаивать больше времени, чем «возить», что отражалось в низком коэффициенте полезного использования автопарка. Из-за невысокого уровня автоматизации управления перевозками диспетчеры вручную подбирали транспорт для поездок. При этом у них отсутствовала наглядная картина по фактической доступности транспорта. Все это создавало ограничения для повышения эффективности использования транспорта.
- Оптимизировать управление циклом перевозок персонала
Отсутствие должной автоматизации процесса управления заявками приводило к большому числу ручных операций и созвонов с пассажирами/водителями, необходимости вручную готовить отчетность по фактическому использованию транспорта.
Результаты
«Внедрение платформы Magenta помогло реализовать изменения, которые давно назрели. Мы оптимизировали управление перевозками персонала, повысили уровень сервиса для сотрудников, совершающих поездки по служебной необходимости. Коэффициент полезного использования транспорта по отдельным видам вырос с 34% до 76%.» — Наталья Багдуева, ведущий консультант по внедрению информационных систем в «ИНК».
Портал и мобильные приложения для пассажиров и водителей
Одна из задач состояла в том, чтобы упростить процесс подачи и обработки заявок на поездки. Ранее они поступали по телефону, на бумаге, в электронном виде. Отсутствовал общепринятый формат заявки, что усложняло работу диспетчера.
Также требовалось оптимизировать коммуникации с пассажирами и водителями. Ранее диспетчеру приходилось постоянно связываться по телефону то с одними, то с другими, чтобы уточнить недостающую информацию.
Было очевидно, что все участники процесса должны находиться в едином информационном поле, при этом обмен информацией должен быть максимально автоматизирован. С этой целью были разработаны портал Magenta, мобильное приложение пассажира и водителя.
С помощью портала и приложения сотрудники могут оперативно заказать поездку для себя или руководителя.
При размещении заявки указываются ее особенности: место посадки/высадки (с учетом внутреннего справочника), число пассажиров, время подачи или время прибытия, промежуточные остановки, наличие багажа/оборудования, требования к типу транспорту и т.д. Заявки в стандартизированной форме передаются в логистический модуль платформы.
Система оповещает пассажира о назначенном транспорте, времени подачи в мобильном приложении либо путем отправки email-сообщения заказчику поездки. Приложение также позволяет пассажиру отследить движение машины на карте.
В приложение водителя поступают запланированное расписание и данные по заявкам, приложение помогает водителю с навигацией к месту посадки/высадки.
Приложение водителя автоматически передает в модуль мониторинга текущее местоположение транспорта и статусы выполнения заявок, что предоставляет диспетчеру наглядную картину о доступности ресурсов и избавляет его от необходимости звонить водителю, чтобы узнать, сможет ли он выполнить очередной заказ.
Наличие приложения сократило число звонков между водителями и диспетчерами в 2 раза.
Коэффициент полезного использования транспорта по отдельным видам транспорта вырос с 34% до 76%
Для того, чтобы повысить доступность транспорта для поездок, нужно было решить ряд задач: снизить простои транспорта, обеспечить его максимальную заполняемость, сократить длительность поездок за счет оптимизации маршрутов.
Совместные поездки — для повышения заполняемости транспорта
Логистический модуль Magenta анализирует поступающие заявки и с учетом их особенностей объединяет поездки, что позволяет повысить эффективность использования транспорта.
Объединение в совместные маршруты происходит автоматически. Система предлагает экономически выгодный вариант для своевременной доставки всех пассажиров в пункты назначения.
Оптимальные маршруты — для быстрой подачи транспорта и сокращения расходов
Особенности, которые пришлось учесть для решения задачи маршрутизации перевозок: недоступность части дорог в определенное время года и закрытая картография (все технологические проезды «ИНК», а это около 1900 км, — ведомственные дороги, которых нет в картографических сервисах). Наша команда отрисовала граф дорог и зафиксировала их сезонную доступность.
Magenta планирует маршруты перевозок с учетом актуальной доступности автопарка, требований по времени подачи и прибытия, максимальной длительности в пути, обеспечивая оптимизацию затрат.
Контроль окончания поездки для снижения простоев
По приезду в пункт назначения водитель подтверждает прибытие в приложении водителя. В этот момент в логистический модуль Magenta передается информация о том, что автомобиль снова доступен для поездки. Пассажир в свою очередь подтверждает в своем мобильном приложении время завершения использования транспорта и оценивает уровень сервиса, что позволяет объективно учитывать затраты и контролировать качество транспортных услуг.
Благодаря возможности быстро подать нужный транспорт для поездки необходимость в закреплении автотранспорта за отдельными сотрудниками снизилась. В «ИНК» начался процесс «уберизации» автопарка. В совокупности все это способствовало повышению коэффициента полезного использования транспорта по отдельным видам с 34% до 76%.
По истечении первого года промышленной эксплуатации платформы Magenta в «ИНК» появился огромный массив статистических данных. В результате анализа популярных маршрутов запустили рейсовые автобусы.
Видео: презентация проекта на форуме SMART OIL & GAS
Смотреть выступление ведущего консультанта по внедрению информационных систем в ООО «Иркутская нефтяная компания» Натальи Багдуевой на форуме SMART OIL & GAS, сентябрь 2022г.
Читайте также:
Иркутская нефтяная компания повысила эффективность управления обслуживанием скважин