Как повысить точность планирования работы полевых сотрудников при работе с десятками брендов

Предпроектное обследование для крупного трейд-маркетингового агентства

Задача

Крупное трейд-маркетинговое агентство управляет полевыми командами в 30+ городах. У каждого производителя, c которым работает агентство — собственная адресная программа, частота визитов, длительность сервиса и SLA. Уникальные условия при работе с несколькими брендами не позволяют получать необходимый уровень проработки. Несмотря на использование SFA и специализированных решений в виде маршрутизаторов, каждый проект требует ручных корректировок при планировании работы полевых специалистов из-за чего растёт риск ошибок и перегрузки сотрудников.

Руководство поставило цель: снизить влияние человеческого фактора и обеспечить 98% утилизацию рабочего времени мерчандайзеров, при соблюдении travel time <12%, без изменения объёма визитов и штатного расписания.

Текущие ограничения

1. Жёсткая привязка к шаблонам. Системы не учитывают уникальные параметры каждого бренда: разное сервисное время, «запрещённые» часы посещения, обязательное закрепление точки за конкретным исполнителем.

2. Невозможность оперативного перепланирования. При изменении программы за 2–3 дня до старта недели маршрут строится «на глаз» — с оценками, а не расчётами.

3. Отсутствие прогнозной аналитики. Нет возможности смоделировать эффект от изменений: сколько потребуется FTE, как изменится утилизация, будет ли выполнено 100% визитов.

Подход к решению: моделирование с учётом всех ограничений

Для предпроектного обследования выбрали ограниченную территорию с плановыми и фактическими маршрутами, определились с ограничениями, которые требуется соблюдать:

График: 5/2, с 09:00 до 18:00
Гибкий график обеда: 1 час, в диапазоне с 12:00 до 14:00
Приоритетное передвижение пешком
Для каждой точки — индивидуальное сервисное время и частота
Минимальный разрыв между визитами — 1 день, предпочтительно 2–3, но не более 7

Результаты моделирования с учетом всех требуемых условий показали:

• оптимизацию планового количества FTE от 3,23% до 21,42%,
• прогноз утилизации рабочего времени – 97,53%,
• сокращение travel time до 5,55%,
• подтверждение 100% выполнения визитов.

Никаких изменений в программе. Ни одного дополнительного KPI. Просто расчёт вместо оценки.

Плановый экономический эффект при масштабировании

При внедрении решения на сеть из 1000 исполнителей и 65 супервайзеров эффект становится значительным:

• Оптимизация численности мерчандайзеров до 215 FTE,
• Снижение нагрузки супервайзеров высвобождает более 9 FTE,
• Общий эффект — более от 4,2 до 20 млн ₽ в месяц.

Для расчетов были использованы: ставка заработной платы мерчандайзера = 60 000 руб./мес. (на руки) | ставка заработной платы супервайзера = 100 000 руб./мес. (на руки) | ставка НДФЛ =13% и ставка по страховым взносам = 30,20%

Для кого это работает

Решение подходит агентствам, которые:

• используют цифровые инструменты, но всё ещё планируют маршруты вручную или с сильной корректировкой,
• хотят прогнозировать, а не «догадываться», сколько сотрудников нужно для выполнения новой программы,
• иметь более гибкие инструменты для анализа рентабельности бизнеса

Сроки обследования составляют не более 2 недель с момента предоставления данных.

Результат:

• готовые маршруты с детализацией по времени и порядку,
• отчёт с KPI: FTE, утилизация, транзит, выполнение,
• расчёт эффекта при масштабировании.

Чтобы получить индивидуальный расчёт эффективности внедрения календарного планирования работы выездных сотрудников — заполните форму ниже.